Ambitie
Bedrijfsvoering is de drijvende kracht die de gemeentelijke organisatie optimaal laat functioneren. Bedrijfsvoering ondersteunt het primaire proces en zorgt ervoor dat medewerkers en bestuur hun werk zo goed mogelijk kunnen doen. In Nieuwegein is de bedrijfsvoering grotendeels centraal georganiseerd uit oogpunt van efficiency en effectiviteit zodat de vakmensen zoveel mogelijk voor de stad inzetbaar kunnen zijn. De bedrijfsvoering moet, net als de rest van de organisatie, inspelen op de veranderingen in de maatschappij. Het is daarbij de uitdaging de bedrijfsvoering elk jaar weer doelmatiger te organiseren.
Wat hebben we daarvoor gedaan?
Om alle inhoudelijke ontwikkelingen goed en efficiënt te ondersteunen is het van belang dat de gemeentelijke bedrijfsvoering goed op orde is. De komende jaren ligt hiervoor een opgave in onze ICT- en informatievoorziening en onze dienstverlening. Op beide fronten zijn investeringen nodig om als organisatie aan de vereisten van deze tijd te kunnen blijven voldoen.
Om de ICT- dienstverlening op peil te houden is een aantal prioriteiten opgesteld en is gewerkt aan een strategisch informatiebeleidskader. Ook het verbeterplan dienstverlening heeft extra gevraagd om passende dienstverleningsconcepten te ontwikkelen en onze digitale dienstverlening op peil te krijgen en te houden.
De gemeente zet stappen richting verdere digitalisering van haar dienstverlening. Zo vindt er regelmatig overleg plaats met buurgemeenten en de VNG om een bijdrage te leveren aan de “Samen organiseren” ambities van de VNG Digitale Agenda 2020. Daarin trekken gemeenten samen op om digitale dienstverlening uit te rollen. De kennisdeling maakt uitruil van best practices mogelijk. Zo leren we van het gebruik van de Berichtenbox in Houten, de blockchain pilots in Utrecht en het digitale huwelijksproces in Den Bosch.
Daarnaast is in 2017 de koppeling tussen de nieuwe gemeentelijke website, de kennisbank en het zaaksysteem ingericht zodat de informatieverstrekking in het Klantcontactcentrum eenduidig plaats kan vinden.
In het kader van de ENSIA (informatieveiligheid audit) zijn dwars door de organisatie heen vragenlijsten beantwoord, van personeelszaken tot burgerzaken en IT-afdeling. De resultaten daarvan worden in 2e kwartaal 2018 met de raad gedeeld. Voor de Algemene Verordening Gegevensbescherming is in 2017 gestart met het opstellen van een register waarin alle persoonsgegevens verwerkingen opgenomen. Er worden tevens interne opleidingen voorbereid om de medewerkers bewuster te maken van privacy risico’s en regels. Dit moet ook een bijdrage leveren aan het beperken en uiteindelijk voorkomen van het ontstaan van datalekken, zoals ook in 2018 weer is voorgekomen. Op basis van de met de raad gemaakte afspraken, is de raad separaat geïnformeerd over de datalekken die bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) zijn gemeld.
In 2017 is de organisatie verder gegaan met de uitvoering het Lean Programma. Inmiddels is Lean in meer dan 10 processen toegepast. Voorbeelden zijn de verhuur van sportaccommodaties en de programmabegroting 2017. Hierbij zijn successen geboekt, zoals fors kortere doorlooptijden (niet altijd bewerkingstijden) en sneller geholpen en tevredener klanten. Lean is primair bedoeld om processen effectief en efficiënt in te richten onder gelijktijdige toename van de klantwaarde, verbetering van de samenwerking en verhogen van werkplezier. Daarnaast is het ook ingezet om de ombuigingen te kunnen invullen, waarbij verminderde personele capaciteit (deels) wordt gecompenseerd door efficiënte procesinrichting.
In de periode tot 2016 zijn verschillende taakstellingen op personeel doorgevoerd. Begin 2016 is de ombuiging op het personeel definitief ingevuld. Deze taakstellingen hebben geleid tot krapte in de ambtelijke organisatie. Om de krapte op te vangen is in de voorjaarsnota 2017 extra budget gevraagd en ontvangen. Daarnaast is geïnvesteerd in procesverbeteringen (waaronder Lean, zoals hiervoor beschreven) en in de flexibiliteit van medewerkers. Dit om de productiviteit en mogelijkheden om mee te bewegen te vergroten. Deze extra middelen hebben geleid tot een capaciteitsuitbreiding, wat we terug zien in de ontwikkeling van de bezetting. Eind 2017 bedroeg deze 403 fte (eind 2016: 377 fte).
Integriteit
Integriteit bij de gemeente vraagt om aandacht voor afspraken, regels en gedrag. Medewerkers hebben een eigen verantwoordelijkheid daarin. Binnen de organisatie staan belangenverstrengeling en integriteit hoog op de agenda. Hier wordt onder meer invulling aan gegeven door het afleggen van de ambtseed, indien nodig de verklaring omtrent het gedrag en het bijhouden bij nevenwerkzaamheden. Om te bevorderen dat de medewerkers zich bewust zijn van integer handelen zijn de regels voor alle medewerkers samengevat in de folder ‘Over de grenzen’. Door het bewustzijn van medewerkers te vergroten omtrent ethische dilemma’s krijgen zij grip op integriteitsvraagstukken. Belangrijke waarden daarbij zijn betrouwbaarheid en professionaliteit in een veilige werkomgeving.
Klokkenluidersregeling
De gemeente heeft een vertrouwenspersoon klokkenluidersregeling en is aangesloten bij de landelijke commissie klokkenluiders gemeentelijke overheid van de VNG.
Informatiebeveiliging
Dit jaar ziet u in het jaarverslag voor het eerst een paragraaf over Informatiebeveiliging. Dat is een landelijke verplichting die voortvloeit uit het ENSIA stelsel. ENSIA staat voor Eenduidige Normatiek Single Information Audit en betekent eenmalige informatieverstrekking en eenmalige IT-audit.
ENSIA helpt gemeenten in één keer slim verantwoording af te leggen over informatieveiligheid gebaseerd op de BIG (Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten). De verantwoordingssystematiek over de Basisregistratie Personen (BRP), Paspoortuitvoeringsregeling (PUN), Digitale persoonsidentificatie (DigiD), Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en Inkomen (SUWInet) is samengevoegd en gestroomlijnd.
Uitgangspunt is het horizontale verantwoordingsproces aan de gemeenteraad. Dit vormt de basis voor het verticale verantwoordingsproces aan de nationale partijen die een rol hebben in het toezicht op informatieveiligheid.
Het onderliggende concept van ENSIA bestaat dus uit twee delen: het eerste deel is dat de gemeente eenmaal per jaar aan de betrokken ministeries verantwoording aflegt over het veilig gebruik van de basisadministraties en -stelsels. Dit loopt via zelfevaluaties die in een aantal gevallen – dit jaar voor DigiD en Suwinet – geformaliseerd worden d.m.v. een externe audit. De gemeente stelt hier een collegeverklaring over op en verstuurt die via ENSIA met de auditrapporten daarbij als bijlages. Via het auditrapport inzake veilig gebruik van SUWInet, legt de gemeente namens de Regionale Sociale Recherche Nieuwegein (RSRN ook verantwoording af aan de in dit samenwerkingsverband opererende gemeentes, te weten:
- Bodegraven-Reeuwijk
- De Ronde Venen
- Houten
- IJsselstein
- Lopik
- Montfoort
- Nieuwegein
- Oudewater
- Stichtse Vecht
- Vianen
- Woerden
- Vianen
Over 2017 is ook een zelf-evaluatie inzake BRP/PUN en BAG en BGT uitgevoerd. Deze drie zelfevaluaties hebben niet de status van audit.
Inzake deze z.g. verticale verantwoording voldoet de gemeente Nieuwegein aan de gestelde normen voor de basisregistraties en –stelsels uit de voorgaande paragraaf, te weten de DigiD en SUWINET audit en de zelfevaluaties inzake BRP/PUN, BAG en BGT.
Vanuit de Regionale Sociale Dienst Werk en Inkomen Lekstroom (WIL) heeft de gemeente Nieuwegein als deelnemer in dat samenwerkingsverband een auditrapportage ontvangen waaruit blijkt dat WIL voldoet aan de normen uit de SUWInet audit voor die organisatie.
Het tweede deel, de horizontale verantwoording via B&W naar de gemeenteraad, bestaat uit een jaarlijkse zelfevaluatie op basis van de BIG. Hierin evalueert de gemeente haar eigen stand van zaken m.b.t. het voldoen aan een subset van de in de totale BIG gestelde ‘best practice’ normen. Het gaat bij de jaarlijkse evaluatie niet om de mate waarin voldaan wordt aan de daarin gestelde normen, maar is bovenal een instrument waarmee de hele organisatie – dus niet alleen ICT - aan B&W en gemeenteraad laat zien ‘in control’ te zijn op het gebied van informatiebeveiliging. ‘In control’ betekent dat B&W en gemeenteraad over de jaren een beeld gaan krijgen van hoe de gemeente continu blijft werken aan het verbeteren van de informatiebeveiliging, een dynamisch proces wat gestuurd wordt op basis van te maken keuzes en te stellen prioriteiten. Die zijn op hun beurt weer het gevolg van risico inschattingen van eventuele tekortkoningen (Kans * Impact = Risico) en van dynamische ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening. Op basis van vol continue monitoring en aansturing vanuit management en B&W en uiteindelijk naar de gemeenteraad via rapportages en dashboards, wordt zodoende op bestuurlijk niveau inzicht verschaft in dat ontwikkelproces d.m.v. de z.g. Plan-Do-Check-Act cyclus. Hierbij speelt ook het principe van ‘Pas toe of leg uit’. Er is dus nooit sprake van wel of niet ‘slagen’.
De zelfevaluatie inzake BIG over 2017 is een nulmeting in dezen. Op basis van een subset uit de 133 Controls en 303 maatregelen uit de gehele BIG ontstaat hiermee een actueel beeld van de stand van zaken betreffende de informatiebeveiliging van de gemeente en de daaruit voortvloeiende te plannen verbetermaatregelen. Een uitgebreide evaluatie hiervan gaat via een separate rapportage uiterlijk 15 juli 2018 via B&W naar de gemeenteraad. In de rapportages van daarop volgende jaren zal dan een beeld ontstaan van de wijze waarop de gemeente informatiebeveiliging en de voortdurende verbetering daarvan als verbeterproces heeft ingericht.
Wat hebben we daarvoor gedaan?
Rood: doelstelling niet behaald/activiteit niet uitgevoerd
Groen: doelstelling behaald/activiteit uitgevoerd
Geel: doelstelling deels behaald/ loopt/activiteit is in uitvoering
Blauw: Extra inzet/nieuwe ontwikkeling/niet voorziene activiteit, wel uitgevoerd of gestart
Thema Bedrijfsvoering
Wat wilden we bereiken? | Wat hebben we daarvoor gedaan? | |
Doel 1: We streven naar minder regels, eenvoudige procedures, betrouwbare adviezen, openheid en flexibiliteit zowel intern als ook extern. | ||
1
| We gaan door met het in 2016 ingezette LEAN-Programma en pakken 10 trajecten op in 2017 | Er zijn 11 Lean trajecten begeleid in 2017. Het grootste gedeelte daarvan is afgerond, een enkel traject loopt nog door. Eind 2017 is er een begin gemaakt met het begeleiden van dag- en weekstarts om op een kort cyclische en efficiëntere manier te kunnen overleggen/afstemmen. Daarnaast zijn we in 2017 gestart met het geven van een, in eigen beheer verder ontwikkelde, workshop. Daarmee kunnen we zelf medewerkers de basisprincipes van Lean via een interactieve bedrijfssimulatie meegeven en draagt dit bij aan de slagvaardigheid en verinnerlijken van het Lean gedachtegoed in de organisatie. |
2 | Verdere professionalisering van het risicomanagement, door de vertaling naar beheersmaatregelen nader in te vullen | We hebben in 2017 twee keer de risico’s en de bijbehorende beheersmaatregelen geïnventariseerd in het kader van de P&C cyclus. Dit draagt bij aan verdere vergroting van het risicobewustzijn. De volgende stap is het beter afstemmen van de beheersmaatregelen op elkaar; dit staat voor de komende jaren op de rol. |
3 | In 2017 zullen wij in navolging op de aanbevelingen van het Rekenkameronderzoek naar het Informatievoorzieningsbeleid, uitvoering geven aan de door uw raad nog vast te stellen / vastgestelde strategische agenda 2017-2020 betreffende de innovatie op het terrein van Informatievoorziening-/Beheer en de daardoor verbetering van onze dienstverlening door verdergaande digitaliseringrealiseren. | Nadat de raad heeft ingestemd met de I-Strategie zijn we gestart met de uitvoering en realisatie van de Eerste Fase. Dat vertaalt zich in versterking van de organisatie, opstellen van Jaarplan en Beleid en inrichten van de Governance. De ambities zijn stevig maar we maken stappen in de goede richting. |
Wat wilden we bereiken? | Wat hebben we daarvoor gedaan? | |
Doel 2: De vastgelegde gegevens in onze systemen zijn juist, volledig en tijdig en deze systemen zijn zoveel mogelijk gekoppeld. | ||
4 | We verbinden verschillende digitale administraties en informatiestromen aan elkaar | In 2017 zijn verschillende systemen aan elkaar gekoppeld. Zo is het register van inwoners (BRP) gekoppeld aan sociaal domein systemen in een testomgeving. Daarnaast zijn systemen in het ruimtelijk domein en het klantcontactcentrum gekoppeld aan het bedrijfsvoering systeem waardoor er eenduidig wordt gewerkt, gegevens automatisch worden gekoppeld en veel handmatig werk komt te vervallen. |
5 | Verdere verbetering en digitale ontsluiting via Cognos van de personeelsinformatiesystemen | De gegevens met betrekking tot personeel kunnen via Cognos (management informatie systeem) ontsloten worden. |
6 | Het verder digitaal en online beschikbaar stellen van de P&C documenten met behulp van LIAS | De jaarrekening 2016, begroting 2018 en de voor- en najaarsnota zijn via LIAS opgesteld. Ook de digitale ontsluiting van de eerste twee documenten is gerealiseerd. Verder efficiencykansen liggen op het vlak van koppeling van de documenten in LIAS met de onderliggende applicatie(s) zoals KEY2FIN. |
7 | Het ontwikkelen van een digitaal selfserviceloket (informatie en transactie) | In oktober 2017 is het interne selfserviceloket gereed gekomen. Met die basis is gefaseerd de groei van gebruiksmogelijkheden voor de interne organisatie en vervolgens de huurders in het Stadshuis in uitvoering genomen. Deze ontwikkeling zal in 2018 e.v. voortgezet worden. In eerste instantie voor diensten en producten van ICT, Vastgoed en Facilitaire aard. |
Wat wilden we bereiken? | Wat hebben we daarvoor gedaan? | |
Doel 3: De organisatie van werkzaamheden is passend bij de taken van de gemeente, doelmatig en flexibel. | ||
8 | Het ontwikkelen en professionaliseren van de interne vastgoedorganisatie | In een pilot Vastgoed zijn alle uitvoerende vastgoedtaken en alle exploitaties van het maatschappelijk vastgoed op één plaats samengebracht. |
9 | Het ontwikkelen en professionaliseren van de inkoopfunctie | Het ontwikkelen van de inkoopfunctie is een meerjarig proces, waarbij in het afgelopen jaar o.a. de volgende resultaten zijn behaald:
|
10 | Actualiseren van het juridisch kwaliteitsplan en het opstellen van gemeentebrede kaders voor juridische kwaliteitszorg bij kwaliteit van juridische processen en producten, juridisch control, risicobeheersing, kennisniveau en juridisch bewustzijn | Het plan is geactualiseerd. De verdere uitrol en borging in de organisatie loopt maar zal in 2018 verder vervolgd moeten worden. |
Wat wilden we bereiken? | Wat hebben we daarvoor gedaan? | |
Doel 4: De gemeente is organisatorisch en financieel toekomstbestendig. | ||
11 | Doorontwikkeling adviesrol P&O en Financiën | Los van een aantal verbetertrajecten op individueel en teamniveau heeft er geen integrale doorontwikkeling van de adviesrol in brede zin plaatsgevonden. Hier wordt in 2018 invulling aan gegeven. |
12 | Opstellen van een financieel meerjarenplan 2018 – 2028 | Dit plan is opgenomen in de kadernota 2018. |
13 | Evaluatie risicomanagement inclusief ontwikkeling beheersmaatregelen | De evaluatie inclusief een verdere doorontwikkeling heeft nog niet plaatsgevonden en schuift door naar 2018. |
14 | Uitvoeren maatregelen ter versterking van de juridische functie op basis van juridische kwaliteitsscan | Dit loopt en betreft feitelijk een on-going proces. |
Thema Vastgoed
Wat wilden we bereiken? | Wat hebben we daarvoor gedaan? | |
| De exploitatie van alle gemeentelijke gebouwen en accommodaties is binnen de eigen organisatie op één plaats samengebracht. | |
1 | In de loop van 2017 zal duidelijk worden wat de samenstelling en werkwijze van de interne Vastgoedunit moet zijn, en wat de beste plaats binnen de gemeentelijke organisatie is. Dit zal in de 2e helft van 2017 worden geformaliseerd. | In een pilot is uitgezocht en duidelijk geworden welke taken in deze fase bij het Vastgoedteam horen, welke formatie daarbij hoort en hoe die taken onderling het best verdeeld en uitgevoerd kunnen worden. |
2 | Binnen de interne Vastgoedunit zal de professionalisering van het vastgoedbeheer verder vorm krijgen. Daarbij zullen naast de operationele taken (het uitvoeren van de reguliere exploitatie, zoals verhuur en onderhoud) ook het tactisch en strategisch beheer verder ontwikkeld worden naar het door de gemeente geambieerde kwaliteitsniveau. Uitgangspunt daarbij is het optimaal inzetten van het gemeentelijk vastgoed als middel bij het realiseren van maatschappelijke doeleinden. | In de Kadernota 2018 zijn vanuit het Vastgoedteam keuzes voorgelegd voor het kwaliteitsniveau van het vastgoedonderhoud voor de periode 2018-2027. De Raad heeft extra onderhoudsbudget toegekend om de onderhoudskwaliteit van het maatschappelijk vastgoed op het gewenst niveau te kunnen houden of te brengen. |
3 | Voor het Programma Leefbaarheid en Veiligheid wordt in 2017, in het kader van de Basis op Orde, de huidige verouderde brandweerpost Zuid vervangen door een nieuw gebouw. Het gaat daarbij om een sober maar doelmatig gebouw, dat wel voldoet aan alle eisen en weer toekomstbestendig is. | Samen met VRU en de vrijwilligers van post Zuid is een Programma van Eisen opgesteld. Dit is uitgewerkt in een ontwerp, waarbij extra aandacht is gegeven aan duurzaamheid en circulair bouwen. Eind 2017 is het project aanbesteed en gegund, begin 2018 wordt met de bouw begonnen, eind 2018 zal de nieuwbouw worden opgeleverd. |
4 | Verder zal de interne Vastgoedunit in 2017 vanuit haar rol als vastgoeddeskundige betrokken zijn bij projecten zoals in het kader van de strategische visie op Integrale Huisvesting Onderwijs en Sport, en de ontwikkeling van Fort Jutphaas. | Medewerkers van het Vastgoedteam hebben een adviserende en/of uitvoerende rol in projecten zoals Onderwijshuisvesting en Sportaccommodaties 2030 en Rijnhuizen-Parkhout-Zandveld. Deze projecten lopen in de jaren 2018 e.v. door. |
Wat heeft het gekost?
omschrijving thema | Primitieve begroting | Begroting na wijziging | Realisatie | Resultaat | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Bedrijfsvoering | 32.419 | 35.862 | 33.007 | 2.854 | ||||
Vastgoed | 12.102 | 15.186 | 15.743 | -557 | ||||
Totaal lasten | 44.521 | 51.047 | 48.750 | 2.297 | ||||
Bedrijfsvoering | 3.430 | 3.384 | 1.867 | -1.517 |
Vastgoed | 4.630 | 4.148 | 4.083 | -65 |
Totaal baten | 8.060 | 7.532 | 5.950 | -1.582 |
Saldo van lasten en baten | -36.461 | -43.515 | -42.800 | 715 |
Storting in reserves | - | 123 | - | 123 |
Onttrekking aan reserves | 1.088 | 1.254 | 1.201 | -53 |
Totaal van het programma | -35.373 | -42.384 | -41.600 | 784 |
|---|
Toelichting
Lasten
Thema Bedrijfsvoering
Omgevingswet € 595.000 voordeel
Dit voordeel is ontstaan doordat de personeelslasten vanuit het centrale personeelsbudget zijn betaald (€ 165.000). Ook is een deel van de menskracht nog niet, of later ingevuld dan gepland. Tot slot zijn de materiële uitgaven lager dan geraamd. Dit bedrag is in 2018 nodig.Voorgesteld wordt daarom een bedrag van € 100.000 over te hevelen naar 2018 voor de materiële uitgaven. Voor de personele lasten is in 2018 reeds dekking aanwezig.
Belasting advies €42.000 nadeel
Hogere lasten in verband met adviezen in het kader van de Vennootschapsbelasting (VPB) en inzake BTW vraagstukken met betrekking tot het Theater DE KOM.
Informatisering en automatisering € 160.000 nadeel
De hogere lasten voor informatisering en automatisering worden veroorzaakt door een dubbel verwerkte correctie van de kapitaalslasten in de primitieve begroting alsmede in de Najaarsnota 2017. Alsmede een te hoog afgeraamd bedrag betreffende de licentiekosten ten behoeve van de applicatie Lias.
Personeelsbudget€ 821.000 voordeel
Het voordelig resultaat op deze post wordt veroorzaakt doordat in 2017 het personeelsbudget met € 821.000 was verhoogd ten behoeve van het nog te betalen vakantiegeld over de periode juni t/m december 2016. Hiertoe heeft de raad begin 2017 ingestemd met een overhevelingsvoorstel. Bij het opstellen van de jaarrekening 2016 is geconstateerd dat dit alsnog ten laste van het jaar 2016 moet worden gebracht. De toen reeds toegekende overheveling valt daarom in 2017 vrij. De dekking uit de algemene reserve kan eveneens komen te vervallen. Zie daarvoor ook de toelichting op de baten bij het programma algemene dekkingsmiddelen.
Salarissen en inhuur € 32.000 voordeel
Op de post salarissen is na correctie van de hierboven € 821.000 een voordelig resultaat van € 395.000 ontstaan. Daar staat tegenover een overschrijding op de post inhuur van € 336.000 en overige hogere lasten inzake overwerk voor een bedrag van € 58.000. In deze cijfers is geen rekening gehouden met dekking voor personeelslasten die is geraamd in verschillende projecten zoals Omgevingswet en Betere Buurten). Daarnaast hebben we in 2017 extra inkomsten ontvangen als gevolg van het detacheren van eigen personeel (zie ook toelichting baten).
Samenvatting personeelsgerelateerde budgetten
Als we al deze personeelsgerelateerde baten en lasten bij elkaar brengen ontstaat op het personele hoofdstuk een positief resultaat van € 640.000. Wij stellen voor om hiervan een bedrag van € 500.000 over te hevelen naar 2018 ter dekking van knelpunten op personeelsgebied. Bij deze knelpunten moet u dan denken aan de hoge werkdruk die zich op een aantal plekken in de organisatie voordoet en extra inzet op ontwikkelopgaven in de organisatie.
Doorbelasting personeel grondexploitaties € 1.556.000 voordeel
In 2017 zijn de werkelijke doorbelaste uren aan de grondexploitaties verantwoord bij de exploitatielasten. Tot op heden hebben wij deze verantwoord onder de baten. Door deze wijziging ontstaat een voordeel op de lasten ter grootte van de werkelijk geschreven uren en een nadeel op de baten die gelijk is aan de geraamde doorbelasting aan de grondexploitaties op begrotingsbasis.
Per saldo is in 2017 voor € 211.000 minder doorbelast aan de grondexploitaties dan verwacht. Dit heeft onder andere te maken met vertraging in enkele projecten en het inzetten van het personeel op andere projecten en werkzaamheden. We hebben afgesproken dat dergelijke verschillen verrekend worden met de reserve grondbedrijf. Als er minder uren worden toegerekend volgt een bijdrage vanuit die reserve, worden er meer uren dan geraamd aan de Grex-projecten toegeschreven zal het meerdere aan die reserve worden toegevoegd. Over de looptijd van de Grex-projecten zal dit voor die reserve budgettair neutraal zijn.
Bij de jaarrekening zal daarom als resultaatbestemming worden voorgesteld om dit bedrag ten laste te brengen van de reserve Grondbedrijf. (zie ook toelichting baten)
Overige personeelsgerelateerde budgetten € 24.000 nadeel
Het nadelig resultaat op de overige gerelateerde posten wordt veroorzaakt door:
- Lagere lasten opleiding en cursussen en loopbaanontwikkeling voor een bedrag van € 105.000. Voorgesteld wordt om een bedrag van € 50.000 over te hevelen naar 2018.
- En hogere lasten ten behoeve van de Arbo gerelateerde activiteiten voor een bedrag van € 60.000. De stijging in de uitvraag van de Arbo dienst is mede het gevolg van de stijgende werkdruk binnen de organisatie en een verhoging van de inzet om het ziekteverzuim omlaag te brengen.
Daarnaast vallen de lasten voor werving en selectie voor een bedrag van € 69.000 hoger uit. Dit is mede het gevolg van een aantrekkende economie waardoor het personele verloop toeneemt en vacatures lastiger te vervullen zijn.
Thema Vastgoed
Technische en contractuele afwikkeling van het Theatercomplex
- Verloop van de geschillen met de bouwers van het Theatercomplex
De Raad heeft in 2009 heeft de bouwkredieten voor het Theatercomplex ter beschikking gesteld. In totaal is € 70.551.221 aan bouwkredieten Theatercomplex ter beschikking gesteld. September 2012 is het Theatercomplex opgeleverd en in gebruik genomen. Nog vóór de oplevering van het Theatercomplex zijn er geschillen ontstaan met de hoofdaannemers. Daarop heeft de gemeente de laatste termijnen van de aannemings-overeenkomsten niet betaald.
In de VJN 2014 heeft de Raad besloten de bouwkredieten af te sluiten. De restanten van de verschillende onderdelen van het bouwkrediet tezamen bedroegen €4,2 mln. Dit bedrag vormde een nieuw krediet voor de technische en contractuele afwikkeling en het oplossen van een gelimiteerd aantal opleverpunten in het complex én een reservering voor mogelijke toekomstige aanschaf van een Vidiwall.
- Waar is het afwikkelingskrediet aan besteed?
In 2016 en 2017 hebben de onderhandelingen geleid tot vaststellingsovereenkomsten met de respectievelijke hoofdaannemers. Deze zijn betaald uit het afwikkelingskrediet. Daarmee zijn de jarenlang openstaande termijnen vervallen. De rechtszaak en de juridische begeleiding
Daarnaast is het afwikkelingskrediet besteed aan de juridische begeleiding en de kosten van de rechtszaak, aan de opleverpunten van het Theater en de parkeergarages en aan het verwerven van de inventaris van De Komeet.
Van het afwikkelingskrediet van €4,2 mln. resteert nog € 1.310.000. Ondanks de tegenslagen voorafgaand aan de oplevering én de juridische geschillen zijn de uitgaven aan het Theatercomplex, inclusief de parkeergarages, ruimschoots binnen de oorspronkelijke bouwkredieten gebleven.
- Advocaatkosten € 715.000 ten laste van exploitatie
In 2012 is een advocaat in de arm genomen om de gemeente bij te staan bij deze geschillen met de hoofdaannemers. De rechtbank heeft bij tussenvonnissen in 2015 en 2016 de gemeente op delen in het gelijk gesteld. Daarop heeft de wederpartij aangekondigd in hoger beroep te zullen gaan. Een hoger beroepsprocedure is een duurdere rechtsgang én zorgt voor nog minimaal 2 jaar extra procederen met bijbehorende advocaatkosten. Puur op de wens om advocaatkosten te voorkomen (zo’n € 200.000 per jaar) is de wederpartij, na enig aandringen van onze kant, bereid geweest om te onderhandelen. Dit heeft eind 2017 geleid tot definitieve afwikkeling.
Op basis van BBV-wetgeving mogen advocaatkosten niet worden geactiveerd en afgeschreven. Dit betekent dat het bedrag in één jaar (2017) in de exploitatie zichtbaar is.
Overig Vastgoed € 51.000 voordeel
Voor het overige Vastgoed zijn de lasten en baten min of meer in evenwicht. Het onderdeel Gebouwen (excl. Onderwijs en Theater) kent een voordeel van € 212.000, terwijl er bij de Onderwijsgebouwen een nadeel is van € 160.000.
Het voordeel van de Gebouwen (excl. Onderwijs en Theater) wordt hoofdzakelijk verklaard door € 98.000 lagere energiekosten door de relatief zachte winter en lagere inkoopkosten van energie binnen de collectieve raamovereenkomst. Verder zijn de schoonmaakkosten van het Stadshuis € 60.000 lager. er is voor gekozen om het schoonmaken en wassen van alle buitenbeglazing inclusief de 2e vliesgevel door te schuiven naar 2018 omdat eerst het groot onderhoud van de buitengevel moet worden uitgevoerd. Ook is er bij het Stadshuis € 30.000 minder aan regulier onderhoud uitgegeven.
Het nadeel op de Onderwijsgebouwen wordt grotendeels veroorzaakt doordat de lasten van verzekeringen en publiekrechtelijke heffingen geraamd zijn in het programma Versterking Eigen Kracht, terwijl de lasten geboekt zijn in Vastgoed. Hierdoor wordt het resultaat voor dit onderdeel per saldo een kleine € 10.000 nadelig. Zie ook de toelichting Onderwijs in het programma Versterking Eigen Kracht.
In 2018 vindt verdere optimalisatie van de begroting Vastgoed plaats.
Reserve Scholen en Vastgoed voordeel € 123.000
Een begroot budget voor uitvoering buitenschilderwerk scholencomplex Zuilenstein van € 123.000 is in 2017 niet aangewend.
(Zie toelichting baten bij Algemene middelen.)
Baten
Thema Bedrijfsvoering
Automatisering € 40.000 voordeel
Hogere baten betreffende bijdrage facilitair en automatisering (o.a. i.v.m. VPN verbinding met Zeist)
Personeelsgerelateerde posten € 169.000 voordeel
In 2017 vallen de baten als gevolg van detachering van personeel hoger uit.
Dit is het gevolg van een stijging in de uitwisseling van kennisspecialisten naar overige gemeenten.
Doorbelasting personeel Grex € 1.767.700 nadeel
Als gevolg van een wijziging in de BBV worden de werkelijk doorbelaste uren aan de Grex verantwoord bij de exploitatielasten. De werkelijk verantwoorde uren waren 1,5 mln. Per saldo is dit verschil € 211.000. Bij de jaarrekening zal als resultaatbestemming worden voorgesteld om dit bedrag ten laste te brengen van de reserve Grondbedrijf. (zie toelichting lasten)
Thema Vastgoed
Baten Vastgoed € 56.000 nadeel, incidenteel
De baten Vastgoed geven een nadeel van € 56.000. Dit is een optelsom van diverse kleine voor- en nadelen binnen dit thema. De totale baten zijn geraamd op € 4,1 miljoen,zodat de afwijking iets meer dan 1% bedraagt. Een nadere toelichting is daarom niet opgenomen.